1. Họ đã hoạt động trong ngành cưới được bao lâu? Họ có phải wedding planner nhiều kinh nghiệm không?
Kinh nghiệm là tất cả! Bạn nên biết rõ wedding planner của mình đã hoạt động trong ngành cưới được bao lâu, bởi lẽ chuẩn bị cho một đám cưới du lịch yêu cầu khả năng lên kế hoạch toàn diện từ đầu tới cuối. Mọi chi tiết đều cần được xét đến. Một wedding planner kinh nghiệm có thể cho bạn biết về những điều mà bạn còn chưa từng nghĩ tới. Họ cũng giúp bạn giải quyết những phát sinh ngoài ý muốn như địa điểm tổ chức, phương thức di chuyển cho khách mời hay thậm chí là chọn đúng màu cà vạt cho chú rể.
Bên cạnh đó, một đơn vị wedding planner có thể rất mạnh về mảng city wedding, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc họ có thể thực hiện thật tốt một đám cưới biển hay đám cưới trên núi. Điều đó còn liên quan tới việc họ sẽ điều phối ra sao để các bên cung cấp dịch vụ cưới đều hoạt động trơn tru và đúng hẹn.
Then chốt của đám cưới du lịch là các bên đều phải làm việc từ xa (wedding planners & cặp đôi và wedding planners & các vendor khác), vì vậy rất dễ có khả năng sẽ xảy ra tình trạng lỡ thông tin hoặc sai thời điểm dẫn tới những vấn đề không đáng có.
Vậy nên hãy nhớ hỏi thật kĩ kinh nghiệm thực hiện đám cưới du lịch của họ. Họ đã tổ chức bao nhiêu destination wedding và những đầu việc họ thực hiện trong các dự án đó là gì? Có thể họ chỉ tham gia điều phối hoặc trang trí, nhưng liệu họ đã bao giờ chuẩn bị cho một đám cưới du lịch từ A đến Z chưa?
2. Các dự án đám cưới du lịch của họ ra sao?
Câu hỏi tiếp theo là về hồ sơ năng lực của họ. Thêm vào đó, hãy hỏi họ đã tổ chức đám cưới du lịch ở những thành phố và địa điểm nào, bởi hiểu rõ năng lực của wedding planner của bạn là điều vô cùng quan trọng trước khi bắt đầu làm việc. Bạn sẽ muốn hiểu kĩ hơn về quy mô các đám cưới họ thực hiện về cả mặt trang trí lẫn chương trình.
Nếu bạn đang lên kế hoạch tổ chức với ngân sách lớn, lựa chọn một wedding planner nhiều kinh nghiệm là hết sức quan trọng. Wedding planner có kinh nghiệm là những đơn vị đã thực hiện đám cưới ở quy mô và budget khác nhau, xây dựng các chương trình phức tạp và tạo những concept đa dạng.
Ngoài ra, quyết định lựa chọn wedding planner phụ thuộc chủ yếu vào kì vọng bạn dành cho đám cưới của mình. Nếu bạn muốn có một đám cưới nhiều hoạt động cả trước và sau ngày cưới, bạn nên tìm kiếm những wedding planner đã có kinh nghiệm tổ chức tương tự.
3. Họ đã bao giờ tổ chức đám cưới du lịch ở địa điểm bạn chọn chưa?
Wedding planner đó liệu đã tổ chức đám cưới ở venue bạn đang cân nhắc chưa? Nếu chưa, họ đã bao giờ khảo sát địa điểm đó và sẽ làm việc với venue đó như thế nào? Họ có thể hiện sự tự tin và kinh nghiệm của mình khi tổ chức ở một địa điểm mới toanh không?
4. Họ có team hay làm việc một mình?
Đây là câu hỏi quan trọng mà nhiều cặp đôi bỏ lỡ. Để thực hiện một đám cưới luôn cần có một đội ngũ chuyên nghiệp cáng đáng các đầu việc khác nhau. Hãy hỏi liệu họ có một team cố định không hay sẽ thuê freelancer trong đám cưới. Thêm nữa, sẽ rất lý tưởng nếu team của họ đều có thể sử dụng tiếng Anh. Ngoài ra bạn nên biết rõ số lượng thành viên tham gia điều phối trong ngày diễn ra đám cưới nữa.
5. Họ có những dịch vụ gì?
Hãy chắc chắn wedding planner có thể giúp gì cho đám cưới của bạn. Trong buổi gặp mặt đầu tiên, bạn nên hỏi về danh sách dịch vụ của đơn vị ấy. Họ có package cố định hay sẽ cung cấp dịch vụ theo nhu cầu của bạn? Hãy rõ ràng về những dịch vụ wedding planner mang tới và những dịch vụ nào là đi kèm. Chắc hẳn bạn sẽ không vui nếu sau đám cưới phải đóng thêm phụ phí hoặc rối như tơ vò trong quá trình chuẩn bị.
Một số câu hỏi nên đặt ra bao gồm “Đơn vị của anh/chị có giúp chúng tôi quản lý phương tiện và nơi ở cho khách không? Nếu không, anh/chị có thể đưa ra những gợi ý nào?”
6. Mạng lưới vendor của họ như thế nào?
Sẽ là điểm cộng rất lớn nếu họ có mạng lưới rộng về các đơn vị cung cấp dịch vụ cưới (quay phim chụp ảnh, venue, florist, váy cưới, makeup,…). Những wedding planner có kinh nghiệm lâu năm luôn biết cách xây dựng và có mạng lưới vendor rộng khắp. Với danh sách vendor đó, họ sẽ đưa ra những lựa chọn phù hợp nhất với phong cách đám cưới và ngân sách của bạn.
7. Phương thức làm việc của họ như thế nào? Bạn sẽ theo dõi kế hoạch tổ chức ra sao?
Khi làm việc từ xa với wedding planner trong hầu hết thời gian, thống nhất phương thức liên lạc là điều rất quan trọng. Nhắn tin, email hay video call, bạn có thể cập nhật tình hình chuẩn bị tới đâu, theo dõi toàn bộ kế hoạch và follow up như thế nào – đây là những chìa khoá để có một công đoạn chuẩn bị trơn tru.
